Come creare la fattura elettronica
La fattura elettronica PA, da emettere attraverso un sistema digitale e da trasmettere attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) coordinato dall’Agenzia delle Entrate, è obbligatoria già dallo scorso luglio. Nonostante sia una procedura piuttosto semplice, una guida alla fatturazione elettronica può risultare comunque utile, tenendo conto che si tratta di un servizio obbligatorio che riguarda tutti gli operatori economici, vale a dire i fornitori di beni o servizi verso le PA. Bisogna inoltre tenere conto che a partire dal 2019, la fattura elettronica diventerà obbligatoria anche tra i privati e verso i consumatori, rappresentando un cambiamento incredibile nella lotta all’evasione e nella regolamentazione di tutti gli scambi di beni e servizi, non solo nei confronti della Pubblica Amministrazione.
Vediamo quindi delle procedure semplici per la fattura PA, dalla compilazione all’invio in 5 semplici mosse:
- Convertire la fattura cartacea nel formato .xml, l’unico ammesso, e assicurarsi che contenga tutti i dati considerati obbligatori. Esistono sistemi che generano automaticamente questa tipologia di file, in modo da minimizzare il rischio di errori e/o mancanze, che potrebbero portare a multe e problemi.
- Apporre la firma digitale al documento, che la rende univoca e senza la quale la fattura elettronica non può essere considerata autentica.
- Trasmettere la fattura al SdI, tramite posta elettronica certificata PEC, che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale, o con inserimento manuale.
- Attendere la verifica del SdI, che controllerà la fattura elettronica PA inviando al mittente una notifica con l’esito del controllo. Per ogni fattura elettronica, quindi, sarà necessario gestire diverse notifiche.
- Conservare la fattura elettronica che è, va ricordato, un obbligo di legge. Non si tratta semplicemente di salvare il file, ma di renderlo valido per la legge ed equiparabile al formato cartaceo tramite il servizio gratuito messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate, rendendo il documento fruibile per 10 anni.
Tutte queste procedure possono essere svolte manualmente oppure attraverso sistemi di automatizzazione, utilizzando software che possono semplificare notevolmente il procedimento e renderlo più sicuro e a prova di errori.
Va inoltre ricordato che la fattura elettronica PA, per essere considerata valida, deve riportare obbligatoriamente alcune informazioni e rispondere a determinate caratteristiche: per prima cosa, la data di emissione deve corrispondere alla data indicata nella ricevuta di avvenuta consegna; in più, deve riportare un codice identificativo univoco assegnato a ciascun ufficio dall’Indice delle PA. A questo si aggiunge la presenza obbligatoria di un codice CIG (Codice Identificativo di Gara) nei casi di obbligo di tracciabilità secondo la Legge 136/2010. Per finire, ogni fattura elettronica deve riportare un codice CUP (il Codice Unico di Progetto) in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto, secondo l’articolo 11 della Legge 3/2003.
